caseWiki ist eine Plattform zum zentralen Verwalten von explizitem und implizitem Wissen im Unternehmen.

(Explizites Wissen ist sprachlich artikuliert und vom Wissensträger trennbar, implizites Wissen dagegen ist erfahrungsabhängig und nicht direkt artikulierbar.)

Durch den Einsatz von Open Source Software (Linux/Ubuntu + Zope + Plone) kann caseWiki schnell, flexibel und kostengünstig an Wünsche/Bedürfnisse angepasst werden.

Informationslogistik

caseWiki unterstützt die Informationslogistik im Unternehmen.

Informationslogistik dient der Bereitstellung der

• richtigen Information
• zur richtigen Zeit
• im richtigen Format / in der richtigen Qualität
• für den richtigen Adressat
  
• am richtigen Ort

Eine schlanke Informationslogistik fokussiert den Wert der Information für den Kunden.

Methoden zur Erreichung dieses Zieles sind

• die Analyse des Informationsbedarfs
  
• die Optimierung des Informationsflusses
• Sicherstellung einer hohen Flexibilität in technischer und organisatorischer Hinsicht

(siehe Wikipedia, Informationslogistik)

Informationsportal

caseWiki dient als Informationsportal zur Unterstützung in allen Bereichen eines Unternehmens und zum schnellen Auffinden von gesuchten Inhalten, insbesondere

• Projektinformationen
• Technischen Dokumenten und Dateien
• Fachlichen FAQ's
• Web Formulare, frei definierbar, workflow gesteuert

caseWiki Module

Funktionen im Überblick

• Metadaten im Dokumentenmanagement
• Livesearch
• Rights Management für Benutzer und Gruppen
• Login über Single Sign On, einbinden von Benutzerinformationen aus einem zentralen Directory möglich
• SSL Verschlüsselung und Zugriffsmöglichkeit aus dem Internet
• Volltextindizierung (pdf, doc, xls, html, ...)
  
• Mass Upload
• WYSIWYG Editor für Beiträge
  
• Verknüpfung von Dokumenten mit Wiki Seiten
• Workflow für FAQ-System (z.B. email notification)
• Workflow gesteuerte Web Formulare
  
• Wiki Mailverständigung bei abonnierten Seiten
• Unterstützung für mobile Devices
  

Architektur

Externe Erreichbarkeit über https.

Look and Feel

Die Portal Startseite stellt sich dem Benutzer in einer Google ähnlichen Art dar.
Es wird immer auf ein einfaches und nicht überladenes Design geachtet.

Livesearch

Die Suchfunktion verfügt über eine „Livesearch“ Funktionalität.
Sämtliche Inhalte, auch alle Dokumente, sind über eine globale Suchfunktion zu finden.

Auch bei mehr als 50 GByte Dokumenten reagiert das Suchsystem in Echtzeit.

Verwaltung des Inhalts

Es werden MS-Office Dokumente, Text Dateien, PDF, binäre Dateien, Wiki Seiten und FAQs verwaltet.

Für zusätzliche Dokumentarten lassen sich Updatefilter einfach integrieren.
Alle Dokumente werden vorzugsweise direkt im Filesystem gespeichert.
Alle textbasierenden Inhalte werden dabei über eine Volltextindizierung indiziert.

Massenupload

Der Massenupload kann sowohl zeitgesteuert als auch manuell über die Weboberfläche große Datenmengen automatisiert importieren und indizieren.

Für den Massenupload steht ein eigenes Share zur Verfügung, die Verzeichnisstruktur entspricht dabei der des Dokumentenmanagement Systems in caseWiki.
Dateien übereinstimmender Ordner werden geladen und auf dem Share anschließend gelöscht.
Nichtexistierende Ordner werden automatisch im caseWiki Dokumentenmanagementsystem erstellt.
Bereits existierende Dateien werden ohne Warnung überschrieben.
Das Löschen von Dateien funktioniert grundsätzlich nur über die caseTime Weboberfläche.

Zusätzlich zum Massenupload bietet der "Flash Upload" die Möglichkeit, im Webbrowser mehrere Dateien gleichzeitig hochzuladen. Die Indizierung wird auch hier wieder automatisiert vorgenommen.

FAQ System

Das FAQ System ist über Organisationseinheit, Kategorie, Dringlichkeit und Status unterteilt.
Eine Organisationseinheit kann dabei beliebig viele Kategorien haben. Ersatzweise kann auch für jede OE ein eigenes FAQ System erstellt werden.
Die Berechtigung für die einzelnen FAQ Systeme entspricht der OE des angemeldeten Users.
Die Arbeitsabläufe sind mit einem Workflow hinterlegt, die gestellten Fragen (Ticket) werden über Email (Link Notification) an den jeweilig Zuständigen übermittelt.

Wiki

In caseWiki ist ein modernes Wiki integriert, das sich technisch auf dem neuesten Stand befindet.
Das Wiki verfügt über einen WYSIWYG html Editor, erstellt werden grundsätzlich nur html Seiten.
Inhalte aus dem Dokumentenmanagement können als Link oder als Bild eingefügt und in diesem Zuge Dateien oder Bilder in das Dokumentenmanagement hochgeladen werden.

Vorlagen: Erstellung und Verwendung von definierten Vorlagen für Wiki Seiten. Das sind Formulare, die in die Wikiseite eingefügt und dort erweitert/ergänzt werden können. Ziel ist ein einheitliches Look&Feel im Wiki bei gleichzeitiger Arbeitsersparnis.

Abonnement System: Ein Benutzer kann einzelne Wiki Seiten (oder auch das gesamte Wiki) abonnieren und wird dann per email über alle Änderungen informiert.

Video Tutorials

Stichwort E-learning: In Wiki Seiten können auch Video Tutorials eingebettet werden. In der Wiki Seite wird als Platzhalter ein Vorschaubild angezeigt.

Rights Management

Das caseWiki Rights Management verfügt über Rollen und Funktionen.

Inhalte und Menüs/Buttons werden abhängig von den Benutzerrechten gesteuert.

Neue User können automatisiert als caseWiki User erstellt werden, sofern ein Corporate Directory vorhanden ist.
Weitere Daten wie E-Mail, Organisationseinheit, Rufnummern werden dabei aus dem Corporate Directory entnommen und das Userprofil entsprechend ergänzt.
Über eine Lookup Tabelle können von caseWiki abgefragte CD Daten in Rollen umgewandelt werden.

Rollen und Funktionen können natürlich auch manuell zu den Benutzerprofilen hinzugefügt werden.

Statistikauswertungen für das Management

caseWiki stellt eine umfangreiche Auswertung von Zugriffsstatistikdaten über eine Weboberfläche zur Verfügung.