Reisezeiten

Reisezeiten gelten grundsätzlich als Arbeitszeiten.

Reisezeiten können in die Normalarbeitszeit fallen oder Überstunden sein; dies hat entgeltrechtliche Auswirkungen. Reisezeit liegt jedenfalls dann vor, wenn Arbeitnehmer über Auftrag der Arbeitgeber vorübergehend ihren Dienstort (Arbeitsstätte) verlassen, um an anderen Orten zu arbeiten, jedoch während der Reisebewegung selbst keine Arbeitsleistung erbracht wird (z.B. Lenkertätigkeit).

Vorsicht!
Wegzeiten - also Zeiten für den Weg von der Wohnung zum vereinbarten Arbeitsort und zurück - sind keine Reisezeit.

Höchstgrenzen der Arbeitszeit

Durch Reisezeiten können die Höchstgrenzen der Arbeitszeit von

• täglich 10 Stunden und
• wöchentlich 50 Stunden

überschritten werden.

Siehe auch: Arbeitszeitgrenzen allgemein (pdf)

Verkürzung der Ruhezeit

Bestehen während der Reisezeit ausreichend Erholungsmöglichkeiten, kann die tägliche Ruhezeit verkürzt werden. Durch Kollektivvertrag kann festgelegt werden, in welchen Fällen ausreichende Erholungsmöglichkeiten bestehen.

Vorsicht!
Verkürzungen der täglichen Ruhezeit sind nur zweimal pro Kalenderwoche zulässig.

Reisen an Wochenenden und Feiertagen

Reisen sind auch während der Wochenend- und Feiertagsruhe zulässig, wenn sie zur Erreichung des Reisezieles notwendig oder im Interesse des Arbeitnehmers gelegen sind.

Bezahlung der Reisezeit

Fallen Reisezeiten oder Zeiten eines dienstlichen Weges in die für den Arbeitnehmer geltende Normalarbeitszeit, erfüllt der Arbeitnehmer seine Arbeitspflicht und hat mangels gegenteiliger Vereinbarung Anspruch auf volle Entgeltzahlung.

Tipp!
Für echte Reisezeit kann nach ständiger Rechtsprechung kollektivvertraglich oder auch einzelvertraglich ein wesentlich niedrigeres Entgelt oder sogar Unentgeltlichkeit vereinbart werden.
 

Vorsicht!
Existiert keine solche Vereinbarung, ist Reisezeit immer voll abzugelten. Im Regelfall werden dabei Überstunden anfallen, die inklusive Überstundenzuschläge abzugelten sind.

Muss der Arbeitnehmer während einer Dienstreise vollwertige Arbeitsleistungen, wie z.B. Kundengespräche oder Aktenstudium verrichten, liegt eine vollwertige Arbeitszeit und keine echte Reisezeit vor. Die Vereinbarung eines niedrigeren Entgeltes oder von Unentgeltlichkeit ist unzulässig.
 

Vorsicht!
Dies gilt auch für den Fall, dass das Lenken eines Fahrzeuges untrennbar mit dem Beruf bzw. der eigentlichen Arbeitsleistung verbunden ist.

Beispiel:
Ein Außendienstmitarbeiter im Großhandel wird zur Betreuung von Tirol und Vorarlberg aufgenommen. Sein ausschließlicher Aufgabenbereich besteht darin, mit dem Firmen-Pkw Kunden in diesen Bundesländern zu besuchen, Verkaufsgespräche zu tätigen und bestellte Waren auszuliefern.

Das Reisen ist wesentlicher Tätigkeitsbereich eines solchen Außendienstmitarbeiters. Die Vereinbarung eines niedrigeren Entgeltes oder von Unentgeltlichkeit für die Zeit der Reisebewegung ist unzulässig.

§ 20b AZG
§ 10a AZG

Dienstreisen

Eine Dienstreise liegt vor, wenn

• ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betrietriebsstätte, Werkgelände, Lager, etc.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt
  (1. Tatbestand)
• ein Arbeitnehmer so weit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann. Unzumutbar ist die Rückkehr jedenfalls bei einer Entfernung von 120km.
  (2. Tatbestand)

Enthält eine lohngestaltende Vorschrift eine besondere Regelung des Begriffes "Dienstreise", so ist diese Regelung anzuwenden.

Details zur Dienstreise

Dienstreise nach dem 1. Tatbestand

Taggelder können auf Grund des Verpflegungsaufwandes solange steuerfrei gewährt werden, als kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit entsteht

• bei durchgehender, regelmäßig wiederkehrender Tätigkeit (mindestens einmal pro Woche) am gleichen Einsatzort nach den ersten 5 Tagen
• bei unregelmäßig wiederkehrender Tätigkeit am gleichen Einsatzort nach den ersten 15 Tagen (pro Kalenderjahr)

Die ab dem 6. bzw. 16. Tag bezahlten Tagesgelder sind steuerpflichtig.

Dienstreise nach dem 2. Tatbestand

Tagesgelder können für den Zeitraum von 6 Monaten an ein und dem selben Ort steuerfrei gewährt werden. Ab dem 7. Monat gezahlte Tages- und Nächtigungsgelder sind steuerpflichtig. Bei einem Wechsel des Arbeitsortes (d.h. in eine andere politische Gemeinde; in Wien: in einen anderen Gemeindebezirk) beginnt eine neue 6-Monats-Frist zu laufen.

Dienstreise nach einer lohngestaltenden Vorschrift

Darunter versteht man insbesondere

• gesetzliche Vorschriften
• Dienst- und Besonldungsordnung
• Kollektivvertrag oder
• bestimmte gesetzlich geregelte Betriebsvereinbarungen

Sieht eine lohngestaltende Vorschtrift (Kollektivvertrag) Tagesgelder vor, bleiben diese ohne zeitliche Beschränkung, auch bei Begründung eines weiteren Mittelpunktes der Tätigkeit, steuerfrei.

Steuerfrei bleiben die Tagesgelder aber nur in Höhe jener Beträge, auf die der Arbeitnehmer aufgrund der lohngestaltenden Vorschrift Anspruch hat (höchstens jedoch EUR 26,40).

Geschäftsreisen INLAND

Aufwendungen für betrieblich veranlasste Reisen von Unternehmen sind als Betriebsausgaben absetzbar. Darunter fallen sowohl die Aufwendungen für Verkehrsmittel (z.B. Kfz, Bahn, Taxi, Flugzeug, etc.) als auch Mehrausgaben für Verpflegung und Nächtigung.

Wann liegt eine betrieblich veranlasste Reise vor?

• Wenn sich ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen mehr als 25km vom Mittelpunkt seiner Tätigkeit (Betriebsstätte) entfernt und
• eine Reisedauer von mehr als drei Stunden vorliegt und
• soweit kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Bei der Berechnung der Entfernung ist von der kürzesten zumutbaren Wegstrecke auszugehen (=kürzeste Straßenkilometerdistanz) und nicht nach der Luftlinie.

Pauschale Reisekostensätze

Mehraufwendungen für Verpflegung bei ausschließlich betrieblich veranlasster Reisen dürfen maximal mit den Pauschalsätzen des Einkommensteuergesetzes geltend gemacht werden. Höhere Kosten werden nicht anerkannt, auch wenn sie nachgewiesen werden.

Nächtigungsaufwand INLAND

Voraussetzung ist das Vorliegen einer tatsächlichen Nächtigung, die mit Aufwendungen verbunden ist. Bei Inlandsreisen sind ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten € 15,-- pro Nächtigung absetzbar. Der zu berücksichtigende Nächtigungsaufwand umfasst sowohl die Kosten der Nächtigung als auch die Kosten des Frühstücks. Werden die Kosten der Nächtigung (inkl. Frühstück) mittels Beleg nachgewiesen, können die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden.

Nächtigungskosten sind außerhalb einer Reise möglich, allerdings nur in tatsächlicher Höhe und nicht mit dem Pauschalsatz. Kosten des Frühstücks können in diesem Fall nicht geltend gemacht werden.

Taggeld, Nächtigungsgeld

Beispiel Taggeld berechnen - Dienstreise nach Deutschland

Berechnung der Aufwandsentschädigung KV Elektro-Elektronik Industrie

* Reisedaten im Jahr 2009 (=Basis der Taggelder)

Berechnung der Taggelder nach Kollektivvertrag:

(9)  …Bei Reisen in die Mitgliedstaaten der Europäischen Union (Stand 1.5.2008) gebühren Tag- und Nächtigungsgelder  in  der Höhe  des  jeweiligen  Inlandstaggeldes  bzw.  -nächtigungsgeldes, soweit sich daraus ein höherer Anspruch als nach Abs. 1 oder 2 ergibt.

Erfolgt die Dienstreise mit dem Flugzeug, gilt als Zeitpunkt des Grenzübertrittes der  tatsächliche Abflugszeitpunkt  vom  zuletzt  benützten Flughafen  im  jeweiligen Staat; bei  der Rückkehr  in  das  Inland  der Ankunftszeitpunkt  am  1.  inländischen  Flughafen.  Zwischenlandungen auf der Durchreise sind nicht zu berücksichtigen (siehe Abs. 1).

Das Taggeld für Deutschland nach Gebührenstufe 3 der Bundesbeamten wäre € 35,30.

Da Deutschland zum Stand des 1.5.2008 bereits Mitglied der EU war, gebührt das Auslands-Taggeld in der Höhe des Inlandstaggeldes, also € 43,96.

(10) Bei Auslandsdienstreisen besteht ein Anspruch auf das volle Auslandstaggeld für den betreffenden Staat für jeweils 24 Stunden.

Dauert der Aufenthalt im betreffenden Staat weniger als 24 Stunden, gebührt bis zu einer Dauer von

Für die das Vielfache von 24 Stunden überschreitende Zeit gilt diese Aliquotierungsregel ebenfalls.

Das bedeutet, dass ab dem Zeitpunkt des (ersten) Grenzübertritts die Reise in 24-Stunden-Segmente eingeteilt werden muss: 

(11)  Für  die  gesamte  Reisezeit  abzüglich  der  Dauer  des  (der)  Auslandsreiseanteile(s) steht das Inlandstaggeld gemäß Abs. 6 zu. Dabei sind für die durch das Auslandstaggeld abgedeckten Reiseanteile folgende Stunden abzuziehen:

Um die Inlandsanteile zu berechnen, müssen wir also die Gesamtreisezeit heranziehen und Zeiten abziehen, die durch das Auslandstaggeld abgedeckt sind. Ergänzen wir unsere Aufstellung wie folgt: 

Gesamtreisezeit: Dienstag 8:00h bis Freitag 18:00h = 3 Tage 10h = 82 Stunden
Auslandsreisezeit (durch Auslandstaggeld abgedeckt): 76 Stunden

Inlandstaggeld:
Gesamtreisezeit – Auslandsreisezeit = 82 Std. – 76 Std. = 6 Stunden

Für das Inland ergibt sich in diesem Fall ein höherer Wert, als die tatsächliche Reisezeit im Inland!

(6) Bei  Inlandsdienstreisen  besteht  ein  Anspruch  auf  Inlandstaggeld  in  der  Höhe  von € 43,9622 für jeweils 24 Stunden. Dauert die Dienstreise weniger als 24 Stunden, gebührt für 

Für die das Vielfache von 24 Stunden überschreitende Zeit gilt diese Aliquotierungsregel ebenfalls.

Daraus folgt für die Berechnung des Inlandstaggeldes:
6 Stunden (mehr als 5 bis höchstens 8 Stunden) à 1/3 = € 14,65

Der gesamte Auszahlungsbetrag ist somit folgendermaßen zusammen:

Im nächsten Schritt ist zu klären, wie hoch der steuerfreie bzw. steuerbare Anteil ist.

Berechnung nach Reisegebührenverordnung (RGV):

Seit dem Jahr 2008 gibt es das Wahlrecht für den Betrachtungszeitraum (Kalendertag oder 24 Stunden), sowie für den Teiler (Aliquotierung nach Zwölftel oder Drittel). Wenn diese jedoch im Kollektivvertrag festgelegt sind, werden danach auch die Berechnungen nach den steuerrechtlichen Bestimmungen durchgeführt.

Die Differenz (Überzahlung) zwischen gesetzlicher Basis und KV ist dann zu versteuern.

Sonderregelung für Handelsvertreter

Handelsvertreter und ähnliche Berufsgruppen, die das 12%-ige Betriebsausgabenpauschale geltend machen, können Verpflegungs- und Bewirtungsaufwand nicht zusätzlich zum Pauschale ansetzen.

Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug)

Macht ein Unternehmer bei einer betrieblich veranlassten Reise im Inland die pauschalen Reisekostensätze geltend, kann er die darin enthaltene 10%ige Umsatzsteuer herausrechnen und als Vorsteuer abziehen. Mit dem Faktor 9,09% bedeutet das bei € 26,40 Tagesgeld € 2,40 Vorsteuer und bei € 15,-- Nächtigungsgeld € 1,36 Vorsteuer.Falls anstelle des pauschalen Nächtigungsgeldes die tatsächlichen Kosten abgesetzt werden, kann die Vorsteuer von diesen geltend gemacht werden. Dafür muss aber eine Rechnung vorliegen, die den Formalerfordernissen des Umsatzsteuergesetzes entspricht.Bei Fahrtkosten kann die Vorsteuer nur von den Kosten laut Rechnung (z.B. Taxi, Bahn) in Abzug gebracht werden, nicht jedoch vom Kilometergeld.

Stand: Jänner 201

Fahrtkosten

Verwendet der Unternehmer ein Kraftfahrzeug, das zum Betriebsvermögen gehört für betriebliche Fahrten, so kann er sämtliche damit im Zusammenhang stehende Kosten als Betriebsausgabe geltend machen, wenn die durch Belege nachgewiesen werden. Der Ansatz eines Kilometergeldes ist nicht zulässig. Wird ein solches Fahrzeug auch für Privatfahrten verwendet, ist ein entsprechender Privatanteil auszuscheiden. Ein Kraftfahrzeug ist dem Betriebsvermögen anzurechnen, wenn es dauernd zu mehr als 50% für betriebliche Zwecke verwendet wird; ein nur gelegentlich betrieblich verwendetes Kraftfahrzeug zählt nicht zum Betriebsvermögen.

Unternehmer, deren Kraftfahrzeug nicht zum Betriebsvermögen zählt, können das Kilometergeld als Betriebsausgaben für betrieblich bedingte Fahrten geltend machen.

Der Anspruch auf Geltendmachung von Fahrtkosten besteht unabhängig vom Anspruch auf Tagesgelder; auch bei Begründung eines weiteren Mittelpunktes der Tätigkeit können die Fahrtkosten bei Vorliegen sonstiger Voraussetzungen steuerlich geltend gemacht werden.

Kilometergeld

Stand: Jänner 2011

• Absetzung für Abnutzung (anteilige Anschaffungskosten)
• Treibstoff, Öl
• Servicekosten und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes
• Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio usw.)
• Steuern und Gebühren
• Versicherungen aller Art
• Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs
• Finanzierungskosten
• Parkgebühren
• Mauten, Autobahnvignette

Fahrtenbuch

Voraussetzung für die Geltendmachung von Kilometergeld ist, dass ein Fahrtenbuch geführt wird, aus dem Datum, Kilometerstand am Beginn und Ende jeder betrieblichen Fahrt, Kilometeranzahl, Ausgangs- und Zielpunkt und Zweck jeder einzelnen Fahrt zu entnehmen sind. Der Nachweis ist auch durch entsprechend exakt geführte Reisekostenabrechnungen bzw. Reiseberichte möglich.

Die Finanzverwaltung anerkennt km-Gelder nur für 30.000 gefahrenen km pro Jahr. Bei beruflichen Fahrten von mehr als 30.000 km pro Jahr werden entweder  maximal die km-Gelder für 30.000 km anerkannt oder die gesamten nachgewiesenen tatsächlichen Kosten.

Weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit

Wann wird ein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet?

Dies trifft zu, wenn der Aufenthalt an einen Ort über eine kurze Anfangsphase hinausgeht und zum Mittelpunkt der Tätigkeit wird. Ab diesem Zeitpunkt ist anzunehmen, dass zusätzliche Werbungskosten (oder Betriebsausgaben) für Mehrverpflegung nicht mehr vorliegen.

Daher können auch Unternehmer nur dann Tagesgelder als Betriebsausgaben absetzen, wenn kein neuer Mittlepunkt der Tätigkeit begründet wird.

Wann entsteht ein neuer Mittelpunkt der Tätigkeit?

Die Begründung eines weiteren Mittelpunktes der Tätigkeit ist anzunehmen, wenn sich die Dienstverrichtung auf einen anderen Einsatzort durchgehend oder wiederkehrend für einen längeren Zeitraum erstreckt. Als Einsatzort gilt grundsätzlich die politische Gemeinde.

Von einem längeren Zeitraum ist in folgenden Fällen auszugehen:

• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort durchgehend tätig und die Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der "Anfangsphase" von 5 Tagen neu zu beginnen.
• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort regelmäßig wiederkehrende (mindestens einmal wöchentlich) tätig und die Anfangsphase von 5 Tagen wird überschritten. Erfolgt innerhalb von 6 Kalendermonaten kein Einsatz an diesem Mittelpunkt der Tätigkeit, ist mit der Berechnung der "Anfangsphase" von 5 Tagen neu zu beginnen.
• Der Steuerpflichtige wird an einem Einsatzort wiederkehrend aber nicht regelmäßig tätig und überschreitet eine Anfangsphase von 15 Tagen im Kalenderjahr. Die Anfangsphase von 15 Tagen steht pro Kalenderjahr zu.

Dies gilt auch, wenn der Aufenthalt zu Fortbildungszwecken erfolgt. Erstreckt sich die Tätigkeit des Steuerpflichtigen auf zwei oder mehrere Tätigkeitsmittelpunkte, so ist der Aufenthalt an ihnen keine Reise, sodass eine Berücksichtigung von Verpflegungsmehraufwendungen nicht erfolgen kann. In diesem Fall ist - in typisierender Betrachtungsweise - davon auszugehen, dass die günstigen Verpflegungsmöglichkeiten bekannt sind und daher kein zu Werbungskosten führender Mehraufwand für Verpflegung entsteht. Tagesgelder stehen daher nur für die Anfangsphasen von 5 bzw. 15 Tagen als Werbungskosten zu.

Mittelpunkt der Tätigkeit in einem Einsatzgebiet (Zielgebiet)

Mittelpunkt der Tätigkeit kann nicht nur ein einzelner Ort (politische Gemeinde), sondern auch ein mehrere Orte umfassendes Einsatzgebiet sein. Personen, die ein ihnen konkret zugewiesenes Gebiet regelmäßig bereisen, begründen daher in diesem Einsatzgebiet (Zielgebiet) einen Mittelpunkt der Tätigkeit. Dies wird insbesondere auf Rauchfangkehrer, Gebietsvertreter oder Außendienstmitarbeiter zutreffen. Grundsätzlich ist dabei unmaßgeblich, ob sich die Wohnun des Steuerpflichtigen innerhalb oder außerhalb des Einsatzgebietes befindet.

Für die Anfangsphase von 5 Tagen steht das Taggeld für ein Einsatzgebiet steuerfrei zu. Erfolg innerhalb von 6 Monaten kein Einsatz in einem Einsatzgebiet, ist mit der Berechnung der "Anfangsphase" von 5 Tagen neu zu beginnen.

Ein Einsatzgebiet kann sich auf einen politischen Bezirk und an diesen Bezirk angrenzende Bezirke erstrecken.

Tagesgelder

Mehraufwendungen für Verpflegung (Tagesgelder) dürfen bei ausschließlich betrieblich veranlassten Reisen mit maximal € 26,40 pro Tag (für 24 Stunden) abgesetzt werden. Ab einer Reisedauer von mehr als 3 Stunden, kann für jede angebrochene Reisestunde ¹/₁₂ von € 26,40 (= € 2,20) geltend gemacht werden. Höhere Kosten werden nicht anerkannt, auch wenn sie nachgewiesen werden.

Nachweis

Als Nachweis für das Finanzamt sind exakte Aufzeichnungen über den Tag der Reise, den Zeitpunkt der Abfahrt und Rückkehr sowie über Ziel, Ort und Zweck der Reise zu führen. Meistens ist es zweckmäßig, diese Aufzeichnungen im Fahrtenbuch vorzunehmen.

Wann liegt eine betrieblich veranlasste Reise vor?

a. Wenn sich ein Unternehmer aus betrieblichen Gründen mehr als 25 km vom Mittelpunkt seiner Tätigkeit (Betriebsstätte) entfernt und

b. eine Reisedauer von mehr als drei Stunden vorliegt und

c. soweit kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird.

Bei der Berechnung der Entfernung ist von der kürzesten zumutbaren Wegstrecke auszugehen (= kürzeste Straßenkilometerdistanz) und nicht nach der Luftlinie.